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Guida registrazione on-line enti ospitanti

Per l'AVVIO  di un tirocinio presso l'Ateneo di Macerata l'ente o azienda ospitante dovrà procedere all'inserimento di alcuni dati anagrafici nel nostro sistema informatico seguendo le istruzioni riportate in basso.

Si avvisa che gli eventuali errori saranno evidenziati in rosso dal sistema. Inoltre dopo alcuni minuti di inattività la procedura dovrà essere riavviata. In caso di problemi sarà possibile contattare l'Ufficio Offerta formativa e Stage al numero 0733.258.6051 dal lunedì al venerdì dalle ore 9.30 alle ore 12.00 o scrivere a stage@unimc.it, indicando come oggetto 'registrazione on line'.

Per avviare la registrazione occorre entrare nella pagina web http://studenti.unimc.it e cliccare sul link Richiesta registrazione nella sezione Registrazione aziende/enti.

1_studenti.

La  prima schermata  Registrazione aziende/enti del processo di registrazione riassume le informazioni da inserire per completare la registrazione.

Per inseirire le informazioni cliccare sul tasto blu Registrazione aziende/enti

2_riepilogo

Di seguito sono riassunte le principali fasi della registrazione.

1)  Inserire la nazione dell'ente/azienda e poi cliccare sul tasto blu avanti.

3_nazione

2) Inserire i dati identificativi dell'ente/azienda riempiendo uno dei tre campi indicati nella maschera identificativo azienda/ente.

In caso di azienda individuale inserire il codice fiscale alfanumerico nel campo codice fiscale per azienda individuale. Negli campi codice fiscale e partita iva potranno essere inseriti solo codici numerici.

Qualora l’ente/azienda fosse già presente nel sistema, verrà riconosciuto l'identificativo aziendale e nella schermata successiva saranno mostrati i dati presenti con la possibilità  di modificarli.In caso di ente con sede legale in un paese diverso dall'Italia sarà richiesto l'inserimento, non obbligatorio, del codice DUNS.

Poi cliccare sul tasto blu avanti.

4_partitaiva

3) Inserire i dati concernenti l'ente/azienda.

I campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatori. Si raccomanda particolare attenzione nell'indicazione di:

  • ragione sociale: per la validatà della convenzione con l'Ateneo deve corrispondere alla denominazione ufficiale dell'ente/azienda.
  • numero di dipendenti a tempo indeterminato, da cui dipende il numero massimo di tirocinanti che l’ente potrà ospitare contemporaneamente: da 0 a 5 dipendenti un tirocinante, da 6 a 20 dipendenti due tirocinanti, se più di 20 dipendenti un numero di tirocinanti non superiore al 10 percento dei lavoratori.
  • settore di attività in cui opera l’ente/azienda: indicare il proprio codice Ateco 2007, attribuito al momento dell’iscrizione alla Camera di Commercio o individuabile tramite la casella a discesa o lo strumento di ricerca ATECO presente sul sito ISTAT.

 

Per proseguire  cliccare sul tasto blu avanti, in fondo alla pagina.

5_datigenerali

4) Inserire i dati anagrafici del soggetto, che viene denominato 'contatto' o 'referente'.

Tale soggetto  curerà i rapporti tra l'ente ospitante e l'Ateneo, entrando con le sue credenziali in questa sezione del sito. Il referente sarà autorizzato a modificare i dati dell'ente, a proporre convenzioni e a formalizzare tirocini formativi. Se il referente è stato studente dell’Università di Macerata, può indicare in questa schermata la propria matricola (7 caratteri numerici, i laureati con una matricola meno recente possono anteporre uno o più zeri fino al raggiungimento dei 7 caratteri). L’email del referente sarà utilizzata per inviare le comunicazioni inerenti i processi on line.

Nella casella 'sede operativa' si potrà indicare la sede legale dell'ente oppure, inserendo il testo 'Altra sede', in una schermata successiva sarà richiesto di inserire i dati relativi ad una sede ulteriore. Tale possibilità sarà utile nel caso quest'ultima sede possa essere la sede effettiva del tirocinio. In questa fase è possibile inserire una sola sede operativa e poi, successivamente, una volta che l’Ateneo avrà approvato la richiesta di registrazione, sarà possibile l’inserimento di ulteriori sedi operative.

È inoltre necessario dichiarare il motivo della registrazione, ovvero procedere con la formalizzazione del tirocinio di uno studente già noto ('avviare un tirocinio per uno specifico studente') oppure promuovere l'accoglienza di tirocinanti anche senza un preventivo contatto con l'ente ('pubblicare offerte di stage/placement').

Si informa che l'ente sarà inserito nella lista degli enti ospitanti che sarà resa disponibile sul sito istituzionale e prodotta agli studenti che ne facciano richiesta. Nel caso non si desiderasse essere ricompresi in tale elenco si dovrà comunicare tale intenzione all'Ufficio Offerta formativa e Stage, dell'Ateneo.

Si dovrà, per proseguire, cliccare sul tasto avanti in fondo alla pagina.

6_daticontatto

5) Inserire i dati del rappresentante legale o verificare i dati già inseriti che appariranno nel caso di registrazione di ente o azienda già presenti nel sistema. Si ricorda che per l'avvio di un tirocinio è indispensabile identificare un rappresentante legale dell'ente, che, nella compilazione del progetto formativo dovrà essere indicato come 'firmatario della convenzione'. Il rappresentante legale potrà coincidere con il referente indicato in precedenza. In tal dovranno essere reinseriti i dati già forniti nelle schermate precedenti.

Per proseguire cliccare sul tasto blu avanti.

7_rapplegale

6) Inserire la scansione di un documento d'identità del referente, a garanzia dell'ente, perché sia certa la validità delle informazioni inserite nelle maschere web.

inserimento documento identita

7) Scegliere un nome utente (username) da usare per l'accesso sul portale. Lo username dovrà contenere un numero e almeno un carattere alfabetico (es. mario.rossi1). Nel caso in cui il nome scelto sia già in uso, comparirà un messaggio di errore: sarà necessario, pertanto, sceglierne uno alternativo.

A conclusione del processo di registrazione sarà mostrato un riassunto dei dati inseriti, con la possibilità di correggere eventuali errori.

8_nomeutente

 

8) Dopo aver completato il processo sarà assegnata un password temporaneamente inattiva che verrà attivata  a seguito dell'approvazione della richiesta di registrazione dell'ente/azienda da parte dell'Ufficio Offerta formativa e Stage.

L'ente/azienda riceverà una mail di conferma di approvazione della richiesta di registrazione all'indirizzo del contatto aziendale. Si potrà, quindi, accedere al sistema con le credenziali scelte.

 

INFORMAZIONI AGGIUNTIVE PER GLI ENTI COMPLESSI CON MOLTEPLICI SEDI DI TIROCINIO (es. comune o altro ente territoriale con tirocinanti dislocati in vari uffici, azienda sanitaria unica regionale con sedi distaccate sul territorio regionale ecc.)


Si verifica spesso che si registrino nel sistema informatico enti che abbiano varie sedi dislocate in zone distinte. A volte ogni sede ha una propria autonomia decisionale ed è diretta da un soggetto dotato della rappresentanza legale dell'ente, e tuttavia non ha una personalità giuridica distinta. Tale situazione si evidenzia quando la sede o struttura non sono contraddistinte da un codice fiscale o partita IVA propri ma si rapportano con i soggetti esterni con il codice fiscale o la partita IVA dell'ente. In tali casi la registrazione avrà ad oggetto la sede centrale e le strutture ospitanti dovranno correttamente qualificarsi come sedi periferiche dell'unico ente. In questi sembra opportuno che effettui la registrazione un referente dell’ente distinto per ogni sede che inserirà i propri dati anagrafici.

Tale soggetto, infatti, dovrà compiere delle operazioni, prima fra tutte la compilazione del progetto formativo on line, che necessitano della collaborazione del tirocinante: si dovrà, infatti, inserire la matricola dello studente, concordare ed inserire nel progetto le attività che saranno svolte dal tirocinante e gli orari di svolgimento delle stesse. Tali operazioni saranno compiute, probabilmente, nella struttura dove il tirocinante effettuerà il tirocinio, da parte del referente dell’ente che lavora presso quella sede. Il referente potrebbe, eventualmente, coincidere con il tutor dell’ente che seguirà il tirocinio.

Converrà, per questi motivi, che ogni referente proceda ad una registrazione distinta nel nostro sistema informatico, allegando un documento di identità a chiusura della procedura. Ad ognuno sarà inviata, una email dove saranno specificate, una username e una password distinte. Ognuno potrà avviare dei tirocini distinti e, a tale scopo, inserire le varie sedi di svolgimento delle attività e i nominativi dei vari tutor dell’ente nel caso non coincidano con i vari referenti.

Una volta avuto l’accesso al sistema, comunque, ogni referente avrà accesso, sia in lettura che in modifica, ai dati afferenti all’ente quindi ai dati fiscali dello stesso, ai dati del rappresentante legale ma anche alle varie sedi e ai vari tirocini inseriti dagli altri referenti.